당신을 새롭게 인식시키는 비즈니스 글쓰기 요령
기획서이든, 이메일이든, 업무용 짧은 메모이든 비즈니스맨에게 글쓰기는 피할 수 없는 일상이다. 더욱 스트레스를 주는 것은 그것이 매번 평가의 대상이 된다는 것이다.
비즈니스 글쓰기의 방식은 학창 시절 배웠던 좋은 글쓰기의 요령과는 다소 차이가 있다.
이제 당신을 새롭게 인식시키는 비즈니스 글쓰기 요령을 배워 보자.
(1) 문학의 향수에서 벗어나라!
학창시절 선생님들께 "문장력이 좋다"는 칭찬을 많이 받았거나 한때라도 문학에 뜻을 두었던 사람들 중에는 간혹 미사여구가 많은 글을 쓰는 사람들이 있다. 또 많은 사람들이 좋은 글의 평가 기준을 아름다운 수식어와 그림 같은 문장을 만드는 데 두고 있기도 하다.
비즈니스 글쓰기의 요령을 주제로 한 도서
문학 분야에서라면 이 명제가 맞을 수도 있다. 하지만 적어도 비즈니스 글쓰기에서는 미사여구가 많을수록, 또 그림 같은 문장이 많을수록 그 글의 가치는 떨어진다. 비즈니스 문서들의 경쟁력은 실용성에 있다.
과도한 표현이나 지나치게 길게 꾸며진 문장 등 보는 사람에게 정확한 글의 의도를 전달하는 데 방해가 될 수 있는 요소들은 삼가는 게 좋다. 간결한 문장과 구체적이고 쉬운 단어가 읽는 이에게 더 쉽고 편안하게 다가가며, 더욱 강렬한 인상을 남긴다는 사실을 명심할 것.
(2) '깊이' 있는 지식의 함정에서 벗어나라!
수많은 인용과 전문용어의 나열로 점철된 비즈니스 문서는 실용성에서 최악의 점수를 받게 마련이다. 이제는 학창 시절 리포트나 논문을 쓰던 방식으로 깊이 있는 지식을 과시하려는 습관에서 벗어나야 한다. 인용을 할 경우, 꼭 필요한 핵심 부분만 간단히 인용해 주고, 전문 용어나 약어들은 일일이 풀어 써 주는 수고를 아끼지 말자. 아니 가능하면 적게 사용할수록 좋다.
기획서 문건 하나에 자신이 아는 모든 것을 담아 내려는 노력은 제발 하지 말자. 비즈니스 글쓰기에서는 내가 아는 것의 딱 절반만 표현하는 것이 좋다.
(3) 하나의 문장에는 하나의 메시지만 담자!
간결한 문장을 쓰는 최고의 원칙은 하나의 문장에 하나의 메시지만 담는 것이다. 메시지란 문장에 담긴 주제나 개념을 가리킨다. 가능한 한 모든 문장은 짧게 하는 습관을 들이고, 글을 쓴 후에는 반드시 하나의 문자에 몇 개의 주제가 담겨 있는지를 확인해 보자.
회의용 자료로 활용되는 비즈니스 문건들
여러 개의 주제가 담겨 있을 경우, 주제를 따라 새로 분산하는 작업이 필요해지는데, 이 경우 유용하게 사용될 수 있는 것이 접속어다. 접속어는 글 속에서 일종의 윤활유 역할을 해준다. 접속어를 자주 남발해도 좋지 않지만, 접속어 없이 길게 이어지는 글은 더 더욱 나쁘다. 적절한 접속어를 사용하여 주제별로 문장을 나누어 주는 것이 좋다.
(4) 5W1H에 지나치게 얽매이지 말자!
보통 비즈니스 글쓰기에서 좋은 글의 예로 많이 거론되는 것이 이른바 '5W1H'에 의해 쓰여진 글이다. '5W1H' 원칙은 'when, where, who, what why, how'의 원칙으로, 주로 신문기사들이 쓰는 스트레이트 기사에 충실하게 원용된다.
짧은 분량 안에 내용의 전모를 다뤄야 하는 스트레이트 기사는 5W1H의 대원칙에 충실할수록 더욱 빠르고 간결하게 메시지를 전달할 수 있다. 비즈니스 글쓰기에서도 5W1H의 원칙은 유용하다. 하지만 여기에 지나치게 얽매일 필요는 없다.
비즈니스 글쓰기는 팀 미팅과 프리젠테이션 등을 통해 즉각적인 평가의 대상이 된다
새로운 뉴스를 정확하게 전달해야 하는 신문기사와 달리 비즈니스 글쓰기는 이미 일어난 일에 대한 분석이나 새로운 아이디어에 대한 제안, 상황에 대한 새로운 이해 등의 내용이 주가 되므로, 굳이 5W1H 원칙을 지키기 위해 불필요한 정보를 덧붙일 필요가 없다는 이야기다. 때로는 5W1H의 원칙을 지키는 글쓰기보다는 오히려 이메일의 독특한 아이디어형 제목 한 줄이 더 효과적일 때가 많다는 사실을 기억할 것!
(5) 한 번쯤 내가 쓴 글을 소리 내어 읽어 보자!
글쓰기는 분명 문어체의 작업이지만, 구어체의 호흡법을 활용하면 훨씬 더 간결한 문장으로 표현할 수 있다. 드라마의 대사들이 왜 귀에 쏙쏙 들어오는지 생각해 보면, 구어형 글쓰기의 효용성을 알 수 있다.
일단 글을 다 쓴 후 한 번쯤 소리 내어 읽어 보는 과정을 거치자. 읽는 도중 호흡이 흐트러지거나 문장이 딱 떨어지는 느낌이 들지 않는 부분이 나올 것이다. 그 부분들을 집중적으로 수정해 가면 돋보이는 비즈니스 글쓰기를 완성할 수 있다.
(6) 보내기 전, 상대방의 입장이 되어 보자!
무심코 쓴 내용이 상대방의 입장에서는 다르게 오해를 일으킬 수도 있다. 일방적인 통보조의 말투나 형식적인 공문형식의 문서들은 받아들이는 상대방의 입장을 고려하여 완곡하게 표현하는 것이 좋다. 일을 잘 진행하는 것이 목적이라면 과거의 잘잘못만을 따지지 말고 현재의 상황에서 최선의 대안을 찾아보는 긍정적인 자세가 필요하다. 신뢰를 바탕으로 상대방을 배려하는 글쓰기가 비즈니스 글쓰기의 기본이라 할 수 있다.
- 필자
최경은 / 자유기고가
